En guide til vanskelige samtaler del 2 – tilpasning til modtagers profil

I samlingen af blogs her på hjemmesiden kan man finde en blog der redegør for de forskellige faser en vanskelig samtale typisk gennemløber. Her konstaterer vi at den vanskelige samtale stiller store krav til den leder der skal gennemføre den. Krav der helt konkret udmønter sig i at man i løbet af samtalen skal kunne tilpasse sin adfærd og, afhængig af den fase samtalen er i, kunne udvise alle de adfærds karakteristika der er repræsenteret i de 4 høje DISC faktorer. Hvis du ikke allerede har læst bloggen, kan du finde den ved at klikke her.

Der kan imidlertid bygges et ekstra lag på hvis man tillige inddrager profilen på den medarbejder der er omdrejningspunktet for den vanskelige samtale. Vanskelige samtaler kan her være alt fra evaluerings- eller udviklingssamtaler med indbygget konfliktstof til opsigelsessamtaler og måske ligefrem bortvisning pga. svig eller svindel.

Stå roligt fast i samtalen med det høje D

Uanset profil er det vigtigt at komme hurtigt til sagen. Det gælder dog i særdeleshed når der er tale om en medarbejder med høj D faktor. Vær forberedt på at du kan blive udfordret på det du har besluttet at gøre, og at samtalepartneren måske vil forsøge at forhandle om tingene. Hvis det er en opsigelsessamtale, kan det være at vedkommende insisterer på at få en chance mere i retning af ”Giv mig 3 måneder til at bevise at jeg kan nå i mål med det du ønsker”. Her er det vigtigt at anerkende modparten for denne tilgang, men også stå fast og gentage det du har besluttet.

I det hele taget er det vigtigt at få tempoet ned og dæmpe eventuelle følelsesmæssige udsving. Man kan også opleve den modsatte reaktion; at personen ”lukker i” og blot søger at få afsluttet samtalen hurtigst muligt. Det er ikke altid hensigtsmæssigt, og da er det vigtigt at forblive rolig og holde fast i dialogen. Som leder af samtalen er det vigtigt at holde sig for øje, at den grundlæggende frygt hos det høje D er at tabe eller blive en fiasko, så det spiller en væsentlig rolle her, og håndtering af det er nøglen til at gennemføre samtalen på en vellykket måde.

Højt I – vær anerkendende men utvetydig ift. dit standpunkt

En faldgrube i den vanskelige samtale med et højt I er at vedkommende er dygtig til at tage det verbale initiativ. Det er et initiativ du skal have, så det handler (igen) om at komme hurtigt til sagen og få budskabet leveret. Det er også meget vigtigt at du præsenterer emnet for samtalen meget enkelt og sammenhængende. Vedkommende må ikke kunne finde huller i dine forklaringer, og tingene kan hurtigt blive mudret hvis du har for lange forklaringer. Du må ikke lade dig charmere væk fra det der er kernen i og formålet med samtalen.

Her er det også vigtigt at huske på at et højt I frygter social afvisning og ikke at være vellidt. ”Modgiften” her er at være anerkendende, og det er et kort du kan spille for at fremme samtalen. Det er dog en hårfin balancegang, for din anerkendelse må gå på jeres relation og ikke åbne døren på klem ift. at omgøre eller erodere det der er din beslutning.

Sidst men ikke mindst er det vigtigt at være tydelig ift. det der er konklusionen på samtalen. Der skal struktur på, og tingene skal bekræftes skriftligt. Det sidste er ikke kun gældende ved en opsigelse.

Ro, menneskelighed og klarhed til det høje S

Et højt S frygter usikkerhed og utryghed, og da den vanskelige samtale vil udfordre status quo, er det elementer det er meget vigtigt at tage hensyn til her. Et ekstra lag er at personer med et højt S ofte pr. definition ønsker at være samvittighedsfulde og loyale. Der er sjældent nogen ond vilje her, men alligevel er der af en eller anden grund behov for at tage en vanskelig samtale. Det gør situationen følelsesmæssigt sværere for lederen. Dette betyder dog ikke at man skal tage et længere tilløb til at få budskabet leveret. Du skal stadig sørge for at komme til sagen, men det er meget vigtigt at det foregår på en rolig måde.

I den foregående artikel talte vi om vigtigheden i at afvente en reaktion og foretage en analyse af situationen. Hvordan er budskabet landet, er der tale om chok, selvbebrejdelse, tristhed eller er der brug for mere information? Du skal være menneskelig, men som med det høje I skal dit budskab stadig fremstå helt klart. Vedkommende kan have brug for at se meningen med det, så dine forklaringer skal være relativt korte og respektfulde. Giv tid, plads til stilhed og pauser. Det kan for nogle være fristende at udfylde stilhed i rummet med tale og forklaringer. Det er en oplagt faldgrube. Du skal have fokus på at være tydelig, rolig, menneskelig og struktureret.

Højt C – her er din forberedelse afgørende

En person med et højt C vil ofte forsøge at forstå, analysere og teste beslutningens kvalitet, men frygter også at skulle konfronteres med det der i deres øjne kan være irrationelle følelser ifm. en konflikt. Den typiske reaktion vil være at stille mange og detaljerede spørgsmål der udspringer af et ønske om dokumentation og forsøg på at finde inkonsistens i budskabet. Selvom vedkommende kan virke rolig og formel i øjeblikket (en reaktion kan komme senere), så kan der være en stærk følsomhed i forhold til at opleve noget der er uretfærdigt eller useriøst. I forbindelse med tidligere nævnte artikel argumenterede vi for vigtigheden i at være velforberedt. Det gælder også i allerhøjeste grad her, men du skal også være forberedt på at måtte ” skyde visse emner til hjørne” hvis du ikke kan give et 100% korrekt svar. Da er det langt bedre at undersøge tingene og vende tilbage. Højt C adfærd vil hurtigt opdage uklarheder, så du skal have en præcis begrundelse for det du vil, der skal være en tidslinje og dokumentation hvis det er relevant, ligesom konkrete eksempler og praktiske forhold/proces skal være på plads.

Samtalen kan fra medarbejderens side få karakter af at være en form for krydsforhør, og du skal forsøge at svare så konkret som du overhovedet kan, men passe på med at ryge ind i et ”detalje battle”. Det kan være nødvendigt at lukke et emne ned ved fx at sige at beslutningen er taget.

Det der kræves, er fakta, struktur og præcision på en respektfuld måde.

En nyttig tommelfingerregel er: Tal mindre, men vær mere præcis.

Generelt

Den vanskelige samtale bliver ikke nødvendigvis mindre udfordrende ved at tage højde for medarbejderens DISC-profil – men resultatet kan blive en mere præcis, respektfuld og effektiv samtale.

Målet er ikke at tilpasse budskabet, så det bliver mindre tydeligt, men at tilpasse måden det bliver leveret på, så sandsynligheden for en konstruktiv samtale øges. Uanset profil gælder det fortsat at tydelighed, forberedelse og ro er afgørende. Den gode leder formår både at stå fast på beslutningen og møde medarbejderen dér, hvor vedkommende er. For når det svære skal siges, er måden det bliver sagt på ofte lige så vigtig som selve budskabet.